Conférence de Lomé sur les Transitions politiques et la lutte contre le terrorisme au Sahel et en Afrique de l’Ouest

Note d’Information

La présente note fournit des informations sur les modalités pratiques et logistiques liées à la tenue à Lomé (Togo), le 21 avril 2022, de la Conférence de haut niveau sur les transitions politiques et la lutte contre le terrorisme au Sahel et en Afrique de l’ouest.

Une commission nationale chargée de l’organisation de la Conférence   est créée et logée au centre international des conférences de Lomé.

Elle est composée de 14 sous-commissions dont l’une, dénommée « sous- commission du protocole et accueil » s’occupera de l’accueil des délégations. Cette sous-commission dépend du ministère des affaires étrangères, de l’intégration régionale et des Togolais de l’extérieur et les adresses utiles de cette sous-commission sont les suivantes : 

La Conférence aura lieu, le 21 avril 2022, à l’Hôtel 2 Février à Lomé, Togo.

Les délégations à la Conférence   seront accueillies à l’Aéroport International Gnassingbe Eyadema (AIGE). 

Un comité d’accueil sera mis en place audit aéroport pour assurer l’accueil et le transport des délégations   vers les hôtels retenus dans le cadre de la Conférence.

Un agent de protocole sera assigné à chaque délégation et servira de liaison entre le service central de la Conférence et la délégation.

Les délégations seront accueillies à leur arrivée à l’aéroport aux salons officiels. 

Pour celles   qui arriveront par les voies terrestres, les dispositions seront prises pour leur accueil aux postes frontières.

A cet égard, elles   sont invitées à communiquer au comité, leurs noms et fonctions ainsi que les dates et heures d’arrivée et de départ, au plus tard, le 15 avril 2022



  • L’entrée au Togo des ressortissants de tous les pays, à l’exception de ceux de l’Union Economique et Monétaire Ouest-Africaine (UMEOA), de la Communauté Economique des Etats de l’Afrique de l’Ouest (CEDEAO) et de certains pays ayant conclu des accords bilatéraux de dispense de visas, est conditionnée par l’obtention d’un visa.

 

  • Des dispositions spéciales seront prises à l’Aéroport International Gnassingbé Eyadema pour délivrer des visas de courtoisie aux participants n’ayant pas obtenu de visa d’entrée au Togo à leurs lieux de provenance. A cet égard , les  participants priés de bien vouloir se munir  d’une attestation délivrée par le Gouvernement togolais à cet effet ( confère annexe 1).

 

  • Les passeports des participants à la conférence doivent avoir une validité d’au moins 30 jours à la date d’arrivée au Togo. Ils doivent en outre contenir au moins deux (2) pages vierges lors de la demande de visa.

 

  • La présentation d’un carnet de vaccination à jour contre la fièvre jaune est exigée à l’arrivée, à l’aéroport. 
  • Les participants qui arrivent à l’aéroport de Lomé, pour la première fois, seront soumis à une prise de photo lors des formalités d’immigration.

La présentation d’un test PCR de dépistage Covid-19 négatif est exigée à l’arrivée à l’aéroport. 

Chaque participant est tenu d’effectuer un test PCR covid-19 à l’arrivée dont la validité est de 05 jours à compter de la date de prélèvement. L’enregistrement en ligne reste obligatoire à l’arrivée comme au départ.

Les tests Covid-19 au départ de Lomé seront pris en charge par le Gouvernement togolais. Les frais de test Covid-19 payés en ligne par les participants, avant le départ de leurs lieux de provenance, seront remboursés sur présentation des documents justificatifs.

Depuis le 28 mars 2022, les voyageurs arrivant au Togo, munis d’une preuve de vaccination complète (2 doses du vaccin anti-covid), ne sont plus tenus de présenter un test PCR et d’effectuer un autre test à l’arrivée.

Au départ, les voyageurs munis d’une preuve de vaccination complète (2 doses du vaccin anti-covid) sont également dispensés de test PCR à destination d’un pays ne l’exigeant pas comme document sanitaire de voyage.

A cet égard, tous les participants ne disposant pas de preuve de vaccination sont tenus , avant leur départ, de remplir le formulaire d’enregistrement en ligne pour le test COVID-19 et pour les besoins d’immigration  sur le site www.voyage.gouv.tg



 

Le Gouvernement togolais assure le transport local et mettra à la disposition des délégations des véhicules selon le format ci-après :

a) Délégation conduite par un Chef d’Etat :

    • Un (01) véhicule VIP et trois (03) autres véhicules ; 

b) Tous les autres chefs de délégation (ministres, représentants d’organisation internationale, invités) :

    • Un (01) véhicule

 

  • Experts 

Le transport local des experts est assuré par le gouvernement togolais selon le format onusien aéroport-hôtel/hôtel-aéroport. 

Le Gouvernement s’assure de la disponibilité d’un nombre suffisant de chambres dans les hôtels retenus et recommandés pour la circonstance (Annexe 2).    

Les experts désignés, les invités spéciaux et autres participants qui prendront part à la Conférence sont tenus de faire leurs propres réservations dans les hôtels recommandés par le gouvernement dans le cadre de l’évènement.

Les réservations des personnalités ci-après relèvent de la responsabilité du gouvernement togolais :

  • Chefs d’Etat ;
  • Ministres étrangers ; 
  • Autres Chefs de délégation.

     

Le Gouvernement togolais prend en charge l’hébergement selon le format ci-après :

  • 1+3 pour les délégations conduites par des Chefs d’Etat ;

     

  • 1+2 pour les délégations conduites par des ministres ;

     

  • 1 pour les délégations conduites par des représentants des organisations internationales ;

     

  • 1 pour les invités spéciaux.


Les Chefs de délégation seront logés à l’Hôtel 2 février avec une prise en charge complète.

Pour les besoins de réservation, veuillez contacter les hôtels retenus pour la Conférence (voir annexe 1).

Les participants sont invités à communiquer la liste complète de leur délégation, ainsi que leur plan de vol (dates et heures d’arrivée et de départ), au plus tard, le 15 avril 2022, aux adresses e-mail des points focaux de la Conférence dont les adresses sont les suivantes :

L’accès à la salle de Conférence sera conditionné à la présentation d’un badge confectionné à cet effet par la sous-commission chargée de l’accréditation. 

Les participants sont tenus  de faire parvenir, avant leur arrivée à Lomé, copie de leurs passeports à  la sous-commission  à l’ adresse électronique suivante : accré[email protected] .

 

Afin de faciliter l’entrée au Togo des agents de sécurité détenteurs d’armes à feu accompagnant les délégations, celles-ci sont priées de communiquer la liste de ces agents, ainsi que leurs armes au comité mis en place à cet effet, en renseignant un formulaire (Annexe 3). 

La couverture sécuritaire sera élargie aux hôtels retenus  dans le cadre de la Conférence.

Les véhicules seront identifiés par un macaron.

L’obtention d’autorisation de survol et d’atterrissage des vols spéciaux et aéronefs privés transportant les participants à la conférence doit être soumise par note verbale accompagnée d’un formulaire (annexe 4) dûment rempli adressée au ministère des affaires étrangères, de l’intégration régionale et des Togolais de l’extérieur de la République togolaise, au plus tard, le 15avril 2022, avant l’évènement aux adresses suivantes : 

E-mail 1 : [email protected]

E-mail 2 : lantameninsao[email protected]

Les Etats ayant obtenu une autorisation permanente de survol et d’atterrissage au profit de leurs aéronefs officiels, au titre de l’année 2022, indiqueront, dans la note verbale le numéro qui leur a été accordé à cet effet. 

Une couverture médicale sera assurée en permanence à l’Aéroport International Gnassingbe Eyadema ainsi qu’à l’Hôtel  2 février.

  • Des mesures adéquates sont prises pour assurer des services médicaux d’urgence à l’ensemble des participants.
  • D’ordinaire, l’Hôtel 2 février dispose d’une structure médicale pour la clientèle.
  • Il est recommandé aux participants à la réunion de se munir de leur carnet de vaccination à jour notamment contre la fièvre jaune.
  • En cas d’hospitalisation, les frais y afférents seront à la charge des patients.
  • Il est fortement recommandé aux hôtes de se conformer aux directives en vigueur au Togo en matière de santé.

Les différents hôpitaux de Lomé seront maintenus en alerte pour les cas d’évacuation.

L’accès à la salle de Conférence est conditionné par le port obligatoire de masque.

Certaines banques présentes dans la sous-région telles qu’ECOBANK, ORABANK et la BANQUE ATLANTIQUE disposent de guichets automatiques dans les hôtels retenus pour la Conférence.

Le Togo étant membre de la zone CFA, la monnaie utilisée est le franc CFA. Le taux d’échange est de :

1$ = 595 FCFA environ, au 23 mars 2022 ;

1€ = 655.957 FCFA.

En avril, à Lomé, les températures varient de 25° C le matin à 32° C l’après-midi.

La météo prévoit un temps pluvieux au cours du mois d’avril 2022.

Toutes les délégations accompagnées de médias officiels (par exemple de services vidéo et de photographie) doivent solliciter l’accréditation requise.

Des badges destinés aux médias sont délivrés dès l’approbation de la demande d’accréditation par le pays hôte.

Le départ des participants se déroulera conformément aux dispositions mises en œuvre à l’arrivée, sous la conduite du Protocole d’Etat.

Annexe 1

FORMULAIRE DE DEMANDE D’AUTORISATION DE SURVOL ET D’ATTERRISSAGE

Annexe 2

FORMULAIRE POUR L’ENREGISTREMENT DES ARMES

Annexe 3

LISTE DES HÔTELS RECOMMANDES

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